ความสำคัญของการติดต่อสื่อสาร

 จุดสำคัญและก็ความหมายของการติดต่อสื่อสาร

สำหรับเพื่อการจัดกิจกรรมต่างๆของธุรกิจหรือหน่วยงานอะไรก็แล้วแต่จึงควรอาศัยการติดต่อสื่อสารระหว่างกัน โดยมีเป้าประสงค์เพื่อแลกข้อมูล ข้อมูล วิชาความรู้ ความนึกคิด อันนำไปสู่ความรู้ความเข้าใจอันดีระหว่างกัน

งานที่เกี่ยวข้องกับการติดต่อสื่อสารก็เลยเป็นหัวใจหลักของงานผู้ช่วย ที่ควรต้องมีความรู้ความสามารถสำหรับเพื่อการติดต่อกับคนอื่นๆได้อย่างยอดเยี่ยม ไม่ว่าจะเป็นการกล่าว การฟัง การเขียน การอ่าน ตลอดจนมีความรู้ความเข้าใจสำหรับเพื่อการใช้อูปกรณ์ที่มีไว้สำหรับการติดต่อสื่อสารประเภทต่างๆได้อย่างแม่นยำ

ยิ่งไปกว่านี้ การติดต่อสื่อสาร (Communication) ยังช่วยทำให้การจัดกิจกรรมต่างๆของหน่วยงานเป็นไปอย่างแม่นยำตรงตามจุดประสงค์ที่วางไว้ นำมาซึ่งการก่อให้เกิดผลสัมฤทธิ์สำหรับการดำเนินงาน

ดังนั้น งานด้านการสื่อสารก็เลยเป็นวิธีการที่ใช้ส่งเรื่องราวข่าว เนื้อความ เรื่องรวมทั้งภาพ ไปๆมาๆระหว่างกันอีกทั้งข้างในหน่วยงาน (Internal Communication) รวมทั้งข้างนอกหน่วยงาน (External communication)

สรุป การติดต่อสื่อสาร (Communication) คือ การส่งข่าวสารจากบุคคลหนึ่งไปยังบุคคลหนึ่ง หรือหลายท่าน เพื่อรู้เรื่องความหมายของข่าวสารที่ผู้ส่งส่งไป รวมทั้งกำเนิดความรู้ความเข้าใจอันดีระหว่างกัน ซึ่งการส่งสารบางทีอาจอยู่ในรูปของการติดต่อสื่อสารด้วยวาจา ลายลักษณ์อักษร การใช้กิริยาอาการอย่างหนึ่งประการใดก็ได้ โดยอาศัยหนทางสำหรับเพื่อการติดต่อ

ส่วนประกอบของการติดต่อสื่อสาร

หัวหน้าสาร/ผู้ส่งสาร ข้อมูล/สาร ช่องทองคำการติดต่อสื่อสาร ผู้รับสาร

ผู้พูด,ดารา,บุคคล เรื่องราว สื่อที่นำสารไปยังคนรับ คนรับ,คนฟัง,คนอ่าน



การติดต่อสื่อสารจะมีคุณภาพหรือเปล่านั้น จำเป็นต้องพินิจในเรื่องดังต่อไปนี้

1. หัวหน้าสารจำต้องรู้เรื่องเป้าหมายสำหรับในการส่งสาร

2. ผู้ส่งควรจะหาวิถีทางการส่งสารให้สมควร

3. ผู้ส่งสารจำเป็นต้องรู้เรื่องขีดความสามารถสำหรับในการติดต่อสื่อสารของผู้รับสาร

4. ผู้ส่งสารจำต้องรู้จักใช้แนวทางรวมทั้งกระบวนการถ่ายทอดข้อมูลไปยังคนรับได้อย่างเหมาะควร

4.1 ถ้าเกิดอยากได้ความแจ่มแจ้ง ควรที่จะใช้แนวทางพบปะพูดคุย

4.2 ถ้าหากเร่งด่วน ควรจะใช้โทรศัพท์

4.3 ให้คนโดยส่วนใหญ่รู้ ควรจะใช้ประกาศ

4.4 อยากได้แจ้งเรื่องจำเป็น ควรจะใช้แนวทางสัมมนาอธิบาย

4.5 ปรารถนาหลักฐานควรจะเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร

เป้าหมายของการติดต่อสื่อสาร

1. เพื่อแจ้งข่าวสาร

2. เพื่อเชิญ หรือดึงดูดใจ

3. เพื่อประเมิน

4. เพื่ออบรมหรือให้ความรู้ความเข้าใจ

5. เพื่อทำให้ตามที่ต้องการทางด้านวัฒนธรรมแล้วก็มนุษยสัมพันธ์

คุณประโยช์จากการติดต่อสื่อสาร

1. งานบรรลุผลได้อย่างง่ายดาย

2. กำเนิดความรู้สึกที่ดีต่อกัน มีความพร้อมเพรียง

3. สร้างเสริมขวัญแล้วก็แรงใจสำหรับเพื่อการดำเนินการ

4. ลดข้อขัดข้องที่เกิดขึ้นจากความไม่รู้เรื่องกัน

5. อดออมทรัพยากรสำหรับเพื่อการดำเนินการ

6. ย่นระยะเวลา แรงงาน แล้วก็ค่าครองชีพ

7. ปกป้องการทำงานซ้ำไปซ้ำมา

จำพวกของการติดต่อสื่อสาร

1. การติดต่อสื่อสารด้านใน (Internal Communication) มีเป้าประสงค์ให้พนักงานด้านในหน่วยงานได้รู้เรื่องราว การเปลี่ยนแปลงต่างๆเพื่อแจกแจง กฎ กฎระเบียบ ต่างๆที่ระบุขึ้น ทำเป็น 2 แนวทางเป็น

1.1 การติดต่อด้วยวาจาหรือคำบอกเล่า มีความสบาย รวดเร็วทันใจ ประหยัดเงิน ให้ความรู้ความเข้าใจสึกคุ้นเคย ดูความสุจริตใจได้ รวมทั้งได้ข้อมูลย้อนกลับไปโดยทันที

1.2 การติดต่อด้วยลายลักษณ์อักษร เป็นทางการรวมทั้งมีหลักฐานเด่นชัด สามารถอ่านใหม่ความได้ทุกเมื่อหรือสถานที่การติดต่อสื่อสารด้านใน สามารถแบ่งได้ 3 ลักษณะ เป็น

1. การติดต่อสื่อสารในระดับเดียวกัน ไม่เป็นพิธีกรรม ง่ายแก่การรู้เรื่อง

2. การติดต่อสื่อสารจากเบื้องบนสู่ระดับล่าง เป็นพิธีกรรม และก็มักเป็นการติดต่อทางเดียว

3. การติดต่อสื่อสารจากระดับล่างสู่เบื้องบน เป็นพิธีกรรมด้วยเหมือนกันการติดต่อสื่อสารจากบนสู่ด้านล่าง

2. การติดต่อสื่อสารข้างนอก (External Communication)

หมายถึงการติดต่อสื่อสารระหว่างที่ทำการกับบุคคลภายนอกหรือหน่วยงานข้างนอกที่ทำการ รูปแบบของการติดต่อสื่อสารข้างนอกอย่างเช่น

1. การต้อนรับ

2. การนัดหมาย

3. จดหมายออก แล้วก็จดหมายเข้า

4. โทรศัพท์ แฟกซ์ รวมทั้งอีเมล์

5. การใช้บริการจากบริษัท การสื่อสารแห่งประเทศไทย โทรคมนาคม จำกัด

6. การใช้บริการบริษัทไปรษณีย์ไทย

7. การใช้บริการสื่อมวลชนต่างๆ

8. สิ่งตีพิมพ์ของบริษัท

9. สุนทรพจน์

10. ใจความประชาสัมพันธ์

ลักษณะของการติดต่อสื่อสารในที่ทำการ

ที่ทำการขนาดเล็กชอบใช้ต้นแบบการติดต่อสื่อสารทางเสียงหรือคำบอกเล่า ส่วนที่ทำการขนาดใหญ่มักใช้แบบการติดต่อสื่อสารได้ครบทุกด้าน ซึ่งบางทีอาจแบ่งต้นแบบการติดต่อสื่อสารในที่ทำการได้ 4 ประเภท เป็น

1. เสียงหรือคำบอกเล่า นิยมใช้โทรศัพท์สำหรับเพื่อการติดต่อ โดยเฉพาะอย่างยิ่งระบบโทรศัพท์ตอบรับ จะช่วยลดทุนบุคลากรสำหรับเพื่อการรับโทรศัพท์ และก็กำเนิดความรวดเร็วสำหรับเพื่อการให้บริการ นอกจากนั้นยังมีเครื่องบันทึกเทปที่ใช้บันทึกคำบอกเล่าออกคำสั่งของหัวหน้าอีกด้วย

2. คำ เป็นแบบอย่างการติดต่อสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรหรือการเขียนนั่นเอง

3. ภาพ เป็นต้นแบบการติดต่อสื่อสารที่ถ่ายทอดในแบบไม่มีคำ ไม่มีเสียง และก็ไม่มีจำนวน แม้กระนั้นเป็นการติดต่อสื่อสารด้วยภาพ หรือเครื่องหมายต่างๆ

4. ข้อมูล เป็นต้นแบบการติดต่อสื่อสารที่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เป็นวิถีทางสำหรับในการติดต่อระหว่างกัน ถ้าหากเป็นการติดต่อข้างในหน่วยงานเดียวกันเรียกว่า ระบบอินทราเน็ต (Intranet) หากเป็นการติดต่อด้านนอกที่ทำการไปยังโครงข่ายทั้งโลก เรียกว่า ระบบอินเทอร์เน็ต (Internet)

หลักเกณฑ์สำหรับเพื่อการติดต่อด้วยคำหรือการเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร

มีหลักสำหรับการเขียนที่เรียกว่า 7 C's ดังต่อไปนี้

1. มีความเด่นชัด (Clarity)

2. มีความสมบูรณ์ (Completeness)

3. มีความรัดกุมแล้วก็เข้าใจง่าย (Conciseness)

4. รำลึกถึงคนอ่าน (Consideration)

5. มีความสุภาพมีมารยาท (Courtesy)

6. มีความถูกต้องชัดเจน (Correct)

7. ข้อสรุป (Concreteness)

หลักเกณฑ์การติดต่อสื่อสารด้วยเสียงหรือการพูด

หลักเกณฑ์การพูดที่ดี

1. ผู้พูดควรจะสร้างบรรยากาศสำหรับการบอก โดยยกตัวอย่างประกอบกิจการกล่าว เพื่อสร้างความพอใจ

2. เลี่ยงการนอบน้อมจนมากเกินความจำเป็น หรือติเตียนคนฟัง สถานที่ หรือเอ๋ยถึงบุคคลอื่น

3. ไม่สมควรแสดงความรู้สึกโกรธ หรือเปล่าพึงพอใจคนฟังโดยเด็ดขาด

4. ใช้ภาษากล้วยๆแม้กระนั้นอ่อนโยน

5. ต้องมีอารมณ์ขันขณะบอก

หลักเกณฑ์การฟังที่ดี

1. ขณะฟังจำเป็นต้องฟังอย่างตั้งใจ จับหลักสำคัญรายละเอียดสำคัญให้ได้

2. จำเป็นต้องรู้จักพินิจท่าทางท่าที ความรู้สึกแล้วก็อารมณ์ของผู้พูด